Cancelamento e substituição de NFS-e nacional: prazos, regras e passo a passo

• Cancelamento: a nota deixa de ter efeito. Use quando o serviço não foi prestado ou quando a nota foi emitida por engano e não deve existir. Depois, se for o caso, emite-se uma nota nova.
• Substituição: você emite uma nova DPS indicando a nota que ela substitui. O sistema nacional gera a nota nova e registra automaticamente o cancelamento por substituição da antiga. Use quando o serviço existiu, mas algum dado da nota precisa ser corrigido.

Na documentação do Sistema Nacional, esses caminhos são eventos da NFS-e: o cancelamento pelo emitente (e101101), o cancelamento por substituição (e105102, gerado pelo sistema) e a solicitação de análise fiscal para cancelamento (e101103), entre outros.

Não existe um prazo nacional único. Cada município conveniado define, no painel administrativo do sistema nacional, o prazo e as condições para cancelar e substituir as notas emitidas para ele. No caso da substituição, o leiaute admite um prazo máximo de até dois anos, e o município pode fixar um prazo menor. A prefeitura também pode limitar o cancelamento por valor ou bloqueá-lo em certas situações.

• Não há volta: a Resolução CGNFS-e nº 3/2023 estabelece que não é possível reverter o cancelamento ou a substituição de uma NFS-e depois de processados.
• Uma nota cancelada não pode ser substituída, e uma nota já substituída não pode ser cancelada de novo.
• Motivo obrigatório: no cancelamento, o emitente informa o motivo (erro na emissão, serviço não prestado ou outros) e uma justificativa por escrito.
• Assinatura: o pedido de cancelamento é assinado pelo emitente, com o mesmo acesso usado para emitir.

1. Localize a nota pela chave de acesso ou pelo número.
2. Escolha cancelar e informe o motivo e a justificativa.
3. Confirme. O sistema nacional valida o prazo e as regras do município.
4. Guarde o XML do evento de cancelamento junto com a nota.
5. Avise o cliente, principalmente se ele já tiver lançado a nota.

1. Abra a nota que será substituída.
2. Escolha substituir e informe o motivo.
3. Corrija os dados permitidos e envie a nova DPS.
4. Confira se a nova nota foi gerada e se a antiga aparece como cancelada por substituição.
5. Envie a nota nova ao cliente.

Fora do prazo, o sistema recusa o cancelamento e a substituição. Para a substituição, o erro típico é o E0050 ("substituição fora do prazo estabelecido pelo município emissor"). Há uma exceção prevista: a substituição motivada por enquadramento ou desenquadramento no Simples Nacional.

Para cancelar uma nota fora do prazo, o emitente pode solicitar análise fiscal à prefeitura (evento e101103). O município analisa e defere ou indefere o pedido. Se deferir, o efeito é o mesmo do cancelamento. Não há prazo nacional para essa resposta; acompanhe pelo sistema e, se precisar, pelo atendimento da prefeitura.

Se o tomador já registrou a nota, já reteve o ISS ou já pagou com base nela, o cancelamento tem efeitos para os dois lados. Combine com o cliente e com o seu contador antes, principalmente em notas de meses anteriores, que podem já ter sido declaradas.